¿cómo enviar un documento para firma electrónica?

¿cómo enviar un documento para firma electrónica?

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Las firmas electrónicas abarcan toda la gama de tecnologías y soluciones para crear firmas electrónicas, desde simples imágenes de una firma adjunta a un documento electrónico hasta firmas basadas en PKI. Se pueden utilizar diversos métodos de captura, por ejemplo:

Cuando las firmas electrónicas se combinan con el sellado de manipulaciones, la autenticación fuerte, la seguridad de clase mundial y una pista de auditoría, proporcionan una prueba admisible en los tribunales más fuerte que una simple firma húmeda o una imagen escaneada de una firma en un PDF.

Normalmente, en el caso de las firmas húmedas, la validez y la atribución se establecen comparando copias de las firmas y presentando el testimonio de expertos en escritura a mano o de testigos que estuvieron presentes en la firma. Esto no sólo es caro y lleva mucho tiempo, sino que es menos fiable debido al elemento humano. Al eliminar la posibilidad de que se produzcan errores humanos y automatizar todo el proceso de captura de datos, los registros de auditoría facilitan la determinación de la autenticidad y la resolución de disputas sobre las firmas, tanto en los tribunales estatales como en los federales.

Tyler Newby, socio de Fenwick & West LLP, hace un excelente trabajo describiendo lo valiosas que son las pistas de auditoría para autenticar las firmas electrónicas en los tribunales en su artículo «Using E-Signatures in Court-The Value of an Audit Trail».

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Guíe a sus clientes para que firmen y pongan sus iniciales en los lugares adecuados en cuestión de segundos. Utilice etiquetas estándar para recoger firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas y otra información relevante, o modifíquelas para fines específicos y guárdelas como etiquetas personalizadas para su uso futuro. Las etiquetas disponibles incluyen firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas, texto, números, moneda, notas y mucho más.

Coloque etiquetas y campos en determinadas líneas de texto para que, al soltarlas en un documento, aparezcan automáticamente en el lugar correcto. Incluso si el documento cambia, AutoPlace (antes Anchor Tags) mueve las etiquetas con el texto.

Restrinja el tipo de datos introducidos en cualquier campo elegido para reducir las transacciones que «no están en orden», eliminando los errores de introducción de datos y el reenvío de documentos. Los valores de validación incluyen texto, correo electrónico, número de teléfono, fecha, código postal de 5 dígitos, código postal de 9 dígitos, número de la seguridad social y enmascaramiento de expresiones regulares.

Prepare los documentos para su envío rápido con plantillas reutilizables que guardan las etiquetas y la colocación de los campos, el enrutamiento del flujo de trabajo y otros ajustes. Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización integral de su negocio.

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Los documentos PDF son el mejor formato para los servicios de firma electrónica. Si utiliza documentos de Microsoft Word, Powerpoint o Excel, puede convertirlos fácilmente a formato PDF para que sean aceptables para la firma. Un archivo PDF puede abrirse fácilmente en su dispositivo Apple o Android y firmarse con un lápiz óptico (o con el dedo). PDF Reader puede ayudar a editar y añadir archivos adjuntos fácilmente.

El Gobierno de EE.UU. y la Unión Europea han aprobado algunas leyes, como la ESIGN Act y la European Union Common Law. En EE.UU., los estados han ratificado la UETA (Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes), que es un conjunto de leyes que permiten que las firmas electrónicas sean tratadas como las de papel.

Las firmas electrónicas se utilizan ampliamente en todo el mundo en situaciones laborales. Sin embargo, las firmas electrónicas no pueden utilizarse para algunas cosas, como la venta de su casa, pero eso no significa que no se estén volviendo más comunes. Incluso en la administración pública, la firma electrónica está ganando popularidad. Es posible que hayas notado un lápiz táctil al obtener tu último permiso de conducir. Este lápiz digitaliza tu firma en una imagen antes de que el software la coloque en el campo correspondiente.

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Si Acrobat DC detecta campos de formulario, le pedirá que coloque o revise el campo de la firma y cualquier otro campo necesario, editando las propiedades del campo según sea necesario. En el archivo de muestra, haga clic en el icono de detección de campos situado en la parte superior izquierda y, a continuación, haga doble clic en cada campo para revisar las propiedades del mismo. Haga clic en Aceptar para confirmar las propiedades. Cuando revise el campo Fecha en el archivo de muestra, tendrá que cambiar el Tipo de campo de Entrada de texto a Fecha en el encabezado Campos de información del firmante. A continuación, haga clic en Aceptar.

Cuando su documento esté listo, haga clic en Enviar en la parte inferior derecha de la herramienta. Verás un mensaje de confirmación y recibirás un correo electrónico indicando que el archivo se ha enviado. Acrobat hace que la firma de los documentos sea rápida y fácil para los destinatarios.  Cada firmante recibirá un correo electrónico propio con un enlace para abrir y firmar electrónicamente el archivo en línea siguiendo un sencillo proceso de firma. Cuando los destinatarios firmen los documentos, tanto el firmante como el remitente recibirán una copia del contrato o acuerdo de venta.

Puedes seguir y gestionar los documentos que has enviado para su firma electrónica yendo a la vista de Inicio y seleccionando Para firmar en Compartido. Verá una lista de todos los documentos pendientes de firma, todos los documentos firmados y un seguimiento de la actividad. También recibirá notificaciones en la campana de notificaciones cuando los destinatarios realicen acciones en los documentos que haya compartido. Más información sobre el envío de documentos para su firma electrónica y el seguimiento de las respuestas.

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Andrea Ramos, periodista y redactora. Soy una apasionada de la comunicación en todas sus vertientes, especialmente escrita. Tengo experiencia en agencia y como redactora freelance para distintos medios de comunicación.

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